Wenn der Tresen überläuft,
halten wir das Backoffice stabil.
Wir entlasten eure Praxis remote bei Rückruflisten, Inbox, Orga und Dokumentation – damit euer Team wieder ruhig arbeiten kann und Patienten spürbar besser betreut werden.
- ✔ Weniger Unterbrechungen & Rückfragen
- ✔ Offene Punkte werden konsequent abgeschlossen
- ✔ Standards statt Tagesform
Telefon & Terminierung 9–12 Uhr
komplett übernommen.
Wir übernehmen die komplette Telefonannahme und Terminierung vormittags – strukturiert, freundlich und nach euren Regeln. Direkt im Praxissystem. Mit Rückrufmanagement. Mit Nachverfolgung.
- ✔ Alle Anrufe 9–12 Uhr
- ✔ Terminbuchung nach Terminlogik
- ✔ Rückrufliste mit Fristen & Status
- ✔ Warteliste & Nachrücksystem
- ✔ 2× tägliche Übergabe
- Höchstes Anrufvolumen
- Nachmittags Ruhe für Behandlung
- Klarer Rahmen für Team & VA
- Planbarer Kalender
Weniger Stau am Tresen.
Weniger Unterbrechungen.
Mehr Planbarkeit.
So läuft euer Telefon in 14 Tagen stabil
Wir starten pragmatisch: erst Druck rausnehmen, dann saubere Standards setzen. Ohne Tool-Chaos, ohne Theater.
Vor Ort · gemeinsamer Nenner
2–3 Tage vor Ort: Leitfaden, Terminlogik, Eskalationsregeln und Tonalität. Wir sprechen mit dem Team, testen Abläufe am echten Telefon und bauen einen klaren Standard.
- Gesprächsleitfaden & Abfragefelder
- Terminarten + Dauer + Puffer
- Eskalationsregeln (Akut/Notfall)
Remote · Telefonservice 9–12 Uhr
Wir übernehmen alle Anrufe im vereinbarten Zeitfenster, terminieren im System und führen Rückruflisten mit Status & Fristen. Nichts bleibt „irgendwo liegen“.
- Telefonannahme + Terminierung
- Rückrufliste: Status/Frist/Nächste Aktion
- Warteliste + Nachrücken bei Absagen
Stabilisieren · Standards & Rhythmus
Wir optimieren die Slot-Logik (Akutfenster, Puffer, No-Go-Kombis) und etablieren einen Update-Rhythmus, der für euch passt. Ergebnis: planbarere Tage, weniger Unterbrechungen.
- Kalender wird planbar
- Weniger Rückfragen im Team
- Regelmäßige kurze Übergaben
Was wir bewusst NICHT machen
Damit es professionell, sicher und sauber bleibt: Medizinische Entscheidungen bleiben bei der Praxis. Wir übernehmen Organisation, Terminierung, Nachverfolgung und Struktur.
Keine medizinische Beratung
Wir geben keine Diagnosen, Therapieempfehlungen oder medizinischen Einschätzungen.
Keine Akut-/Notfall-Triage „aus dem Bauch“
Akutfälle gehen nach klarer Regel sofort an MFA/Arzt – ohne Diskussion.
Keine unsicheren Workarounds
Wir arbeiten nur nach euren Regeln und (wenn möglich) direkt im Praxissystem mit sauberem Zugriff.
Was wir dafür liefern
Telefonannahme 9–12, Terminierung nach Terminlogik, Rückruflisten mit Fristen, Nachverfolgung bis erledigt, Standards & kurze Übergaben.
Was in Praxen oft schiefläuft
Nicht weil das Team schlecht ist – sondern weil zu viele Kanäle gleichzeitig feuern. Dann gewinnt nicht das Wichtigste, sondern das Lauteste.
Das Problem
- Rückrufzettel stapeln sich, niemand weiß „wer macht’s“
- Inbox wird nebenbei bearbeitet, Antworten gehen unter
- Offene Punkte werden nicht nachgehalten (Fachabteilungen/Dienstleister)
- Dokumentation ist lückenhaft → Missverständnisse
Unsere Lösung
- Klare Listen & Prioritäten (was ist dringend / was kann warten)
- Routing: wir klären vor, leiten nur Relevantes weiter
- Follow-ups bis erledigt – nicht „wir warten mal“
- Saubere Doku/Verlauf: jederzeit nachvollziehbar
Leistungen für Arztpraxen
Konkrete Aufgaben, die wir zuverlässig übernehmen – remote, freundlich, strukturiert.
Inbox-Management
Sortieren, beantworten, Rückfragen bündeln, Zuständigkeiten klären.
Rückruflisten & Follow-ups
Erfassen, priorisieren, abarbeiten, nachhalten – bis abgeschlossen.
Dokumentation & Vorlagen
Checklisten, SOPs, Protokolle – damit jeder weiß, wie es läuft.
Orga & Koordination
Wiederkehrende Aufgaben, Termin-Orga, Koordination mit Beteiligten.
Qualitäts-Standards
Einheitliche Abläufe, weniger Reibung, weniger „Mündlich/Zuruf“.
Entlastung am Tresen
Wir ziehen Büroarbeit raus aus dem Frontdesk – spürbar weniger Druck.
Pakete
Wähle den Level, der zu eurer Praxis passt. Start ist schlank – ihr könnt jederzeit hochskalieren.
- Inbox & Rückrufliste „stabilisieren“
- Klare Prioritäten + Standard-Listen
- Wöchentlicher Status (kurz & klar)
- Inbox + Rückruflisten + Follow-ups
- Dokumentation & SOPs (Standards)
- Engpass-Orga & Koordination
- 2× pro Woche Update (kurz, entscheidungsbereit)
- Alles aus Praxis Pro
- Mehr Kanäle + mehr Takt (nahezu täglich)
- Prozess-Optimierung (laufend)
- Monatliche Review: was reduziert Stress wirklich?
So starten wir
Extrem pragmatisch: schnell Entlastung schaffen, dann Standards sauber ausbauen.
Start-Check (30–45 Min.)
Kanäle, Engpässe, Zuständigkeiten. Wir definieren „fertig“ und bauen die erste Struktur.
Stabilisieren (erste 7–14 Tage)
Inbox/Rückruflisten sortieren, priorisieren, abarbeiten. Follow-ups konsequent nachhalten.
Standards & Routine
SOPs, Vorlagen, Checklisten. Ergebnis: weniger Rückfragen, weniger Stress, mehr Qualität.
Beispiele aus dem Praxisalltag
Damit es greifbar ist – so sehen typische „Wins“ in den ersten Wochen aus.
Rückruflisten „Nullen“
Wir strukturieren Rückrufe nach Dringlichkeit & Zuständigkeit – und halten Nachfragen gesammelt bereit.
Inbox wird planbar
Keine „Nebenbei-Antworten“ mehr. Wir routen und schließen Themen mit Follow-ups.
Weniger Unterbrechungen
Team bekommt Ruhe, weil Fragen gebündelt werden – nicht 20× am Tag reinflattern.
FAQ
Die häufigsten Fragen, bevor Praxen starten.